Eigene Ansage in 3CX v20 einsprechen und einstellen – Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Anmeldung in der 3CX Webkonsole

Öffnen Sie Ihren Browser und loggen Sie sich in die 3CX Webkonsole ein.

2. Navigation zu den Einstellungen

Klicken Sie unten links auf „Admin“, um in die Administrationsansicht zu wechseln.
Gehen Sie links im Menü auf „Anrufverwaltung“.

3. Digitalen Rezeptionisten (IVR) erstellen

Klicken Sie oben rechts auf „+ Digitaler Rezeptionist (IVR)“.

4. Ansage aufnehmen

Im neuen Fenster finden Sie den Punkt „Ansage“.
Rechts daneben klicken Sie auf das Telefon-Symbol.
Geben Sie einen Namen für die Ansage ein (z. B. „Out of Office“) und wählen Sie die Nebenstelle, die angerufen werden soll.
Klicken Sie auf „OK“.

Hinweis: Sie werden jetzt an der gewählten Nebenstelle angerufen. Heben Sie ab und folgen Sie den Anweisungen, um Ihre Ansage direkt am Telefon einzusprechen.

5. Seite neu laden

Wichtig: Nach der Aufnahme müssen Sie die Seite einmal neu laden, damit die neue Ansage in der Auswahl angezeigt wird.

6. Ansage auswählen

Wählen Sie die neue Ansage in der Auswahl aus.

Den Rest der Einstellungen in der IVR können Sie so lassen, wie er ist – die Standard-Einstellungen reichen in den meisten Fällen völlig aus.

7. IVR benennen und speichern

Geben Sie der IVR einen aussagekräftigen Namen (z. B. „IVR außerhalb Öffnungszeiten“).
Klicken Sie auf „Speichern“.

8. Hauptwarteschleife konfigurieren

Gehen Sie zurück zur „Anrufverwaltung“.
Wählen Sie Ihre Hauptwarteschleife aus (meist „Haupt“ oder ähnlich genannt).
Klicken Sie auf die Warteschleife, um die Einstellungen zu öffnen.
Navigieren Sie zum Bereich „Außerhalb der Geschäftszeiten weiterleiten an“.
Klicken Sie dort auf das erste Dropdown und wählen Sie „Digitaler Rezeptionist (IVR)“ aus.
Danach erscheint ein zweites Dropdown – hier wählen Sie die neu erstellte IVR aus.
Zum Schluss auf „Speichern“ klicken.

9. Feiertag anlegen und Ansage einstellen

Gehen Sie in der Webkonsole links auf „Geschäftszeiten“.
Wechseln Sie oben in den Reiter „Feiertage/Urlaub“.
Klicken Sie dort auf „+ Feiertag“.
Geben Sie einen Namen (z. B. „Weihnachten“) und das Datum des Feiertags ein. Die Ansage können Sie leer lassen.
Klicken Sie auf „Speichern“.

➡ Danach gehen Sie wieder zur „Anrufverwaltung“ und wählen Ihre Hauptwarteschleife aus.
➡ Scrollen Sie zum Bereich „An Feiertagen weiterleiten an“:

Klicken Sie auf das erste Dropdown und wählen Sie „Digitaler Rezeptionist (IVR)“ aus.
Im zweiten Dropdown wählen Sie die speziell für den Feiertag erstellte IVR mit der passenden Ansage.
Klicken Sie abschließend auf „Speichern“.

Tipp: Sie können für Feiertage eine eigene Ansage aufnehmen, indem Sie wie oben beschrieben einen neuen Digitalen Rezeptionisten mit eigener Ansage erstellen.

Fertig!

Ihre Ansagen sind jetzt eingerichtet.

Sollten Sie sich bei einer Einstellung nicht sicher sein, dann können Sie uns gerne anrufen - 050 7272 72.